Un missatge telefònic és un missatge breu però important enviat per telèfon. Per tant, sovint informen sobre la celebració de reunions, reunions i reunions. El missatge telefònic també pot contenir una ordre urgent del cap. Els missatges telefònics reben que accepteu i sortiu que transmeteu. Els dos tipus tenen un disseny similar.
Manual d’instruccions
1
A la cantonada superior esquerra del full de paper, poseu el nom complet de la vostra organització i, si cal, el nom de la unitat estructural, per exemple, "Administració de la ciutat de N." i l'Oficina d'Educació.
2
A la cantonada superior dreta, introduïu el destinatari del missatge telefònic. Indiqueu la posició, el cognom i les inicials de la persona: "Al director de l'escola núm. 37 Ivanov I.I." Si hi ha diversos destinataris, no cal que indiqueu el cognom: "Als directors de l'escola de la ciutat de N." Adjunteu una llista completa d’institucions a les quals s’ha enviat al missatge telefònic.
3
Coloqueu a continuació la paraula "Missatge telefònic" i el seu número de sèrie dues línies. Per al missatge telefònic sortint a continuació, indiqueu la data de la seva compilació.
4
A continuació, segueix el text real del missatge telefònic: "El 22 de febrer, a les 17.00, es farà una reunió al Departament d'Ensenyament sobre la millora de les activitats de les escoles de la ciutat. L'aparició dels directors d'escola és estrictament necessària." Quan prepareu el text d’un missatge telefònic, eviteu paraules i frases difícils d’escoltar i difícils de pronunciar. Recordeu que el missatge ha de ser informatiu i breu: no més de 50 paraules.
5
En transmetre un missatge telefònic, pronuncieu clarament les paraules, especialment les adreces, els cognoms, els noms de cognoms i mitjans de les persones, els noms de carrers, les dates i les hores dels esdeveniments. Al final, assegureu-vos de tornar a llegir el text i assegureu-vos que el vostre interlocutor ho ha escrit tot correctament. Quan rebeu un missatge per telèfon, escolteu atentament. Si teniu preguntes, esborreu-les immediatament.
6
Sota el text principal hi ha la posició, cognoms i les inicials del responsable que va signar el missatge telefònic: "Cap del departament d'Educació Petrov P. P." Un document sortint també ha de tenir la seva signatura personal.
7
Al final de la pàgina, proporcioneu informació sobre els empleats que van treballar amb el missatge telefònic. Normalment a l’esquerra es posa la posició, el cognom i les inicials de la persona que va enviar el missatge, el telèfon d’oficina, així com la data i l’hora de la transmissió. A la dreta hi ha la informació sobre la persona que va acceptar el document: posició, cognoms i inicials, número de telèfon, data i hora de recepció.
8
El missatge telefònic que surt és elaborat en una còpia i emmagatzemat en una carpeta especial. És millor tenir el missatge entrant en dues còpies: la primera li donarà al cap per fer més treballs i la segona: posar-la en una carpeta per emmagatzemar-la.
Consells útils
Prepareu formularis de missatges telefònics a l’ordinador. Són molt còmodes d’utilitzar. Podreu introduir la informació als gràfics necessaris a mà, sense sobreescriure les dades que es repeteixen de nou. Els formularis seran els mateixos per als missatges telefònics entrants i sortints.
