En molts casos, cal que escriviu cartes oficials d’apel·lació a una o altra autoritat. Ara moltes s’envien electrònicament, tot i que les regles de compilació continuen sent les mateixes que amb les opcions físiques. Llavors, com necessiteu elaborar adequadament aquesta documentació?
Manual d’instruccions
1
Comenceu especificant la posició i el nom del destinatari. Per exemple: "A l’enginyer en cap de OJSC Polad Ivanov S. S." A continuació, escriu una crida a la part superior de la carta. Normalment comença amb la paraula "Estimat". A continuació, hi ha el nom complet i patronímic del destinatari. També podeu escriure "Estimat senyor Ivanov", sense indicar el seu nom. El tractament hauria de ser exactament al mig.
2
Escriviu el preàmbul a la vostra carta d’apel·lació. Indiqueu clarament i concisament els motius i la finalitat d’aquesta carta. El destinatari d’aquest paràgraf hauria d’entendre l’essència de la carta. Per exemple, comenceu així: "Us escric sobre la qualitat insatisfactòria dels coixinets que ens envieu dins
per …"
3
Ompliu el cos principal de la carta. En general, consta de dos a quatre paràgrafs que expressen la seva preocupació pel problema exposat al preàmbul. També en aquesta part, expliqueu totes les reflexions sobre aquest tema i sobre una possible solució al problema. Indiqueu quines accions concretes hauria de realitzar el destinatari per resoldre aquest problema en un futur proper. Utilitzeu terminis, números i frases clares.
4
Escriu una conclusió. En aquesta part, formula els resultats de tota la carta d’apel·lació. Exemple: "Estic segur que resoldreu aquesta situació desagradable i, en un futur proper, la nostra cooperació serà la mateixa que abans".
5
Posa la signatura oficial, que consisteix en el nom de la posició, així com el teu nom. Abans s’acostuma a definir això: “Amb respecte”, “Atentament”, “Amb l’esperança de col·laboració”, etc. Trieu segons la situació.
6
Feu un postscript o un postscript. Aquesta petita secció es troba just a sota de la signatura. Rarament s’utilitza en lletres d’aquest format, però encara hi ha de vegades un lloc. El postscript informa al destinatari d’algun esdeveniment significatiu en la vida de l’organització de l’autor de la carta. Per exemple: "PS t'informo que el percentatge de rebutjos en l'enviament de matèries primeres rebudes fa 2 dies va augmentar fins al 19%!".
