El negoci d’arxivística va sorgir en relació amb la necessitat d’acumular, sistematitzar i emmagatzemar informació. Però, primer, es van crear arxius per satisfer les necessitats de les autoritats i els ciutadans per obtenir la informació perduda guardada amb cura a l’arxiu. Quan sigui necessari restaurar informació sobre familiars, informació de caire sociocurídic o d’una altra naturalesa, cal escriure una sol·licitud a l’arxiu corresponent.
Manual d’instruccions
1
Els arxius tenen certes regles per tramitar les sol·licituds de ciutadans, persones jurídiques i autoritats, per tant, la clau de l’èxit és el compliment de regles simples, en primer lloc, la sol·licitud ha de contenir informació sobre l’enviador. Per a una persona, aquest és el cognom, el nom i el patronímic, per a l'organització: el nom i els detalls identificatius.
2
En segon lloc, heu d’especificar la vostra adreça de devolució al text de sol·licitud, en cas contrari, els arxivistes simplement no us podran enviar cap resposta.
3
En tercer lloc, cal que expliqueu clarament la vostra pregunta. Si heu proposat recopilar informació sobre els vostres avantpassats, no cal que descriviu detalladament la història de la vostra família. No cal formular voluntats vagues, s'ha de prestar especial atenció al redactat de la pregunta. El fet és que segons les regles per treballar amb apelacions i sol·licituds de ciutadans i organitzacions, la vostra sol·licitud serà considerada en primer lloc pel cap de l’arxiu. El responsable determinarà la classificació del problema: genealògica, temàtica o soci-jurídica. Segons la naturalesa de la sol·licitud, el gestor d'arxius la reenviarà al departament adequat per a la seva execució. És evident que, quan més redacta la redacció, més gran és la probabilitat d'una determinació incorrecta de la naturalesa de la sol·licitud i el nomenament del seu executor. La sol·licitud "caminarà" de departament a departament i, mentrestant, espereu resposta.
4
Finalment, cal determinar l’abast de la informació sol·licitada, per exemple, cronològica o territorial. És inútil demanar que trobeu tots els vostres noms, heu d’especificar el període cronològic i el marc territorial per a la cerca dels vostres familiars.
Pareu atenció
L’execució d’aquestes sol·licituds és una prioritat per a l’arxiu. Si el servei militar (treball) es va dur a terme en diverses unitats militars, les sol·licituds s’emeten per a cada unitat militar per separat amb l’any i el mes d’arribada i sortida. Les sol·licituds de confirmació de lesions o malalties indiquen el nombre de l'hospital on s'ha finalitzat el tractament.
Consells útils
L’ordre d’execució de les sol·licituds a l’arxiu. Les sol·licituds a l'arxiu es reben amb una crida personal dels ciutadans, per correu electrònic i per correu electrònic. L’execució de sol·licituds a l’arxiu s’organitza si la sol·licitud conté les dades següents: nom de l’organització sol·licitant (o cognom, nom i nom patronímic d’una persona), adreça de correu, tema (pregunta), marc cronològic de la informació sol·licitada.
