Si la vostra organització és o es designa responsable de la realització d'una conferència científica, no només és una funció honorable, sinó també un gran treball organitzatiu, en el qual cal tenir en compte totes les petites coses.
Manual d’instruccions
1
Creeu un comitè organitzador de la conferència, la composició del qual es determini per encàrrec. Designe una cadira per dirigir i coordinar els membres del comitè. Definiu les dates de la conferència i la durada del comitè. Comproveu com es pagarà la retribució dels empleats que són membres. Envieu un anunci sobre la conferència i a l’apèndix indiqueu els requisits dels informes, el volum de resums d’informes i el termini de presentació.
2
Decidiu sobre les fonts de finançament, pot ser que es tracti d'un finançament destinat al pressupost, atreure patrocinis i fons dels propis participants a la conferència.
3
Envieu invitacions a tots els participants potencials de la conferència i del programa previst. Decidiu el nombre de participants i ponents que vulguin compartir els seus desenvolupaments científics i els resultats de la investigació amb els companys. Pregunteu als participants si necessiteu reservar i reservar la vostra reserva.
4
Organitzeu amb la impremta la publicació de resums com a fulletó independent i, si cal, ordeneu un programa de l’esdeveniment per distribuir als participants, insígnies amb els seus noms, les inicials i el nom de l’organització.
5
Segons el nombre de participants, determineu la capacitat de la sala que necessiteu i llogueu una sala especial equipada per a esdeveniments d’aquest tipus. Penseu en quin equipament caldrà equipar-lo de manera addicional, comproveu la disponibilitat del nombre necessari de punts d’informàtica, pantalles de projecció, etc. Penseu en el treball d’un bufet on els participants a les reunions poden prendre una tassa de cafè i fer una picada a les pauses.
6
Penseu en el cas del programa de la conferència, si cal, desgloseu-lo en seccions. Considereu on serà possible celebrar reunions d'aquestes seccions. Considereu al programa els discursos dels convidats, organitzadors i participants. Comandar papereria per als participants de la conferència: les insígnies, llibretes i bolígrafs són estàndard
7
Formulari paquets de documents, materials promocionals i papereria que seran presentats als participants de la conferència juntament amb insígnies.
