La nostra vida activa i social és sovint associada a la participació en diferents tipus de reunions, ja sigui una reunió d’accionistes, una reunió general de membres d’una cooperativa, HOA o qualsevol altra reunió pública. El paper d'aquestes reunions és la decisió i documentació de qüestions vitals relacionades amb les activitats de les organitzacions públiques o les persones jurídiques. La correcta reflexió dels documents de decisions adoptats a la reunió confirma la seva legitimitat i és un document legal.
Manual d’instruccions
1
Per elaborar l'acta de la reunió, utilitzeu fulls estàndard A4 de paper per escriure. El títol del protocol ha de contenir el nom del document i la part introductòria, que reflecteix el motiu pel qual es va celebrar la reunió de ciutadans o accionistes.
2
A l’epígraf, indiqueu la data de la reunió i l’adreça en què va tenir lloc, així com el nombre de participants. Si els presents van marcar la seva participació segons un full clar, això també s'ha de reflectir en l'acta. Reflexioneu la forma de la reunió: mitjançant enquesta prèvia, per ordre evident amb presència personal o mitjançant una forma combinada de participació.
3
Indiqueu els cognoms, els cognoms i la patronímica del president i secretari elegits per la reunió, reflectiu el nombre de vots emesos a favor, en contra i s’abstinen segons la seva candidatura.
4
Descriviu la llista d’assumptes a l’ordre del dia, a partir dels més urgents, numereu-los i les notes sobre els discursos, debats i votació de cada tema comencin pel seu número. En el registre de discursos, només cal indicar l’essència principal de l’informe presentat. S’hauria d’exposar de forma concisa, però d’una forma que exclou una doble interpretació. Si cal, el text del discurs es pot adjuntar a l’acta. Tots els discursos, observacions i observacions rellevants han de rebre els noms indicats.
5
Un registre sobre cada tema hauria d’acabar amb una decisió que indiqui els resultats de la votació. Després del text de la discussió de tots els temes de l’ordre del dia, indiqueu que la decisió general va declarar la reunió tancada.
6
Signa el protocol pel president i el secretari de la reunió, diposita’l a l’arxiu de la teva organització o del seu president.
Pareu atenció
Els presidents de cooperatives o HOA no podran exercir de president de l'associació.
Consells útils
Si es requereix la presentació del protocol a una autoritat externa, especifiqueu en ella els termes de la seva preparació, ja que poden estar limitats.
