Algunes cartes acaben tan vagament que el destinatari roman en una pèrdua: heu de tornar a llegir el text per entendre l’essència. Per falta de temps, el destinatari pot llançar una carta o distreure’s per alguna cosa i ja no s’endinsa en la situació descrita. Un final clar, concis i competent posa èmfasi en el respecte pel lector i ajuda a respondre ràpidament a una sol·licitud o petició.
Manual d’instruccions
1
Estableix en tres paràgrafs el que volies dir. Pot semblar que els pensaments s’expliquen clarament, però la percepció de la informació depèn de l’estat del lector. Per tant, llegiu el text i escriviu tres pensaments principals per separat. Pot ser fets, dates, noms, etc. No necessita emocions, escriu breument, en poques paraules, perquè només has de fer un balanç, recorda els punts principals.
2
Escriviu tres accions que ha de realitzar el destinatari del missatge. La reacció de les persones pot ser imprevisible. Sembla que la informació presentada pot reaccionar de forma inequívoca, però una persona ho fa segons hàbits i intencions individuals. Si no indica clarament el que espera del lector, no entendrà ni dirà que no ho ha entès.
3
Organitza la llista obtinguda en els passos anteriors en ordre descendent d’importància. El final de la carta recorda de vegades l’última paraula a la sessió judicial: la impressió del destinatari de la carta, les conclusions i les conseqüències depenen d’aquesta. Elimineu els elements de la llista que es poden ometre sense afectar el significat del missatge. Poseu la llista breu restant al final de la lletra perquè el lector no perdi res.
4
Indiqueu les dates. Si esteu esperant una reacció a la carta, especifiqueu les vostres expectatives. Algunes persones tenen una tendència a l’últim, de manera que pot ser que no indiqui un temps concret.
5
Deixeu les dades de contacte. El corresponsal ha de poder trobar el telèfon ràpidament. Anticipa aquestes situacions i, per si de cas, col·loca la informació necessària a la carta, encara que estigui segur que el destinatari la té.
6
Sigueu educats, digueu alguna cosa agradable, gràcies pel vostre temps. El receptor tindrà més probabilitats de respondre i contactar-hi més ràpidament si la carta li va agradar o el va salvar d’experiències desagradables.
7
Assegureu-vos de signar el missatge amb un nom: això crea una sensació de comunicació real. És important que la persona se centri en la resposta i la prengui de forma responsable. Posa un exemple i les persones et tractaran de la mateixa manera.
