Actualment, quan moltes de les empreses russes tenen socis comercials a l’estranger, l’intercanvi de delegacions s’ha convertit en la norma. Això ajuda a familiaritzar-se amb la producció in situ, a conèixer personalment aquells amb qui heu de treballar, a valorar la situació i a resoldre ràpidament els problemes comercials. A la delegació, s'han de tenir en compte algunes qüestions organitzatives.
Manual d’instruccions
1
En l’etapa de preparació, discutim la mida de la delegació, tenint en compte que els problemes de treball es resolen més ràpidament, més petita sigui. A més, seleccioneu la composició dels participants de la vostra part, de manera que el seu nombre sigui aproximadament el mateix que el que coneixeu. Discutiu en quin idioma es faran les negociacions i prepareu un intèrpret, encara que els convidats vinguin amb el seu compte.
2
Obteniu informació sobre els problemes que un o un altre membre de la delegació és competent per resoldre, ja que la subordinació s’observa molt estrictament a Occident. Quan us dirigiu a un dels convidats, heu d’assegurar-vos que té dret a proporcionar informació sobre les seves funcions.
3
Comenta amb antelació aquells problemes que caldrà abordar i prepareu tots els materials que es puguin requerir. Discutiu quins documents seran signats després de les negociacions. Està d’acord sobre el mode de celebració: quant començaran, quant duraran i quan hi haurà pauses.
4
Si la delegació està dirigida per una persona prou significativa, envieu la invitació al més aviat possible per remarcar el respecte i augmentar la probabilitat que la visita tingui lloc i aquesta persona no tingui previstes altres reunions per a aquest moment.
5
Prepareu una sala de reunions separada i convenient per proporcionar a cada participant en la reunió un lloc còmode. Feu un estoc de refrescos, cafè, galetes i cuideu plats bonics. No us oblideu de posar cendrers, si no us importa, de manera que durant la reunió, els presents podrien encendre un cigarret.
6
D’acord sobre si serà necessari registrar les negociacions, l’acord haurà de ser donat per les dues parts. Sempre que els convidats estiguessin asseguts davant les portes, aquesta tècnica psicològica els permetrà sentir-se més relaxats. I assegureu-vos que durant la reunió no us distreu les trucades de telèfon.
7
És millor que una noia simpàtica i somrient es reuneixi amb una delegació i la porti al lloc de les negociacions. Pot esperar a convidats al vestíbul de l’edifici on es faran les negociacions. Quan els convidats arriben al recinte, cal introduir ambdues delegacions de forma immediata les unes a les altres perquè les persones que vulguin seure al costat de l'altre puguin fer-ho.
