Quan contacteu amb algunes organitzacions s’utilitzen cartes d’un formulari estàndard. En aquests casos, les plantilles de carta s'emeten a petició. Si no hi ha cap formulari desenvolupat, la carta s’elabora de qualsevol forma tenint en compte alguns matisos.
Manual d’instruccions
1
Feu un títol per a la lletra.
Podeu especificar la informació següent: posició i nom del destinatari, posició i nom del remitent, organització del remitent, telèfon de contacte de l’enviador. Si l’emissor es troba en una altra ciutat, podeu especificar l’adreça de correu completa. La capçalera se situa generalment a la part dreta de la pàgina.
2
Indiqueu l’essència de la carta i feu els comentaris necessaris.
Intenta formular la idea principal en dues o tres frases. A continuació, comenteu-ho i escriviu amb més detall, si cal. A les cartes comercials és recomanable publicar fets, xifres, sense emocions. En les cartes que tenen un toc personal, s’han de reflectir les experiències personals.
3
Indiqueu la data i signeu la carta.
Si cal, expliqueu la vostra autoritat sobre la base de la qual està escrita la carta. Aquesta base pot ser un advocat.
4
En un full independent, col·loqueu gràfics explicatius, taules, figures.
No espereu que el destinatari sol·liciti informació addicional. És possible que no tingueu una segona oportunitat per tractar un problema important. Per tant, de forma concisa, proporcioneu tots els matisos necessaris.
5
Abans d’enviar-ho, assegureu-vos de llegir la carta en veu alta perquè algú la escolti. Pregunteu a l’assistent com va entendre l’essència de la carta. Si les seves paraules no coincideixen amb la finalitat del vostre missatge, té sentit formular la carta d’una altra manera, perquè el destinatari pot no entendre el més important, des del vostre punt de vista.
Pareu atenció
Si la carta conté informació important amb un període de temps limitat, té sentit abans d’enviar per trucar al destinatari i informar sobre l’arribada imminent de la carta. Per prevenir la situació en què el destinatari està de vacances o de baixa per malaltia i estàs dia a la foscor, per què no hi ha resposta.
Consells útils
Les impressores modernes permeten imprimir l'adreça directament al sobre. La carta tindrà un aspecte net i sòlid.
