Qualsevol associació pública o professional té un òrgan de govern que, amb la freqüència especificada en la seva carta, ha de convocar a totes aquelles persones interessades a celebrar reunions d’informació i eleccions. L’entrada a aquestes reunions està oberta a tots els membres d’aquesta societat o als delegats de grups de participants, d’aquesta manera exerceixen el seu dret a participar en les seves activitats.
Manual d’instruccions
1
Penseu en l’agenda de la reunió. Com que l'informe i les eleccions són un dels problemes importants, s'espera que el nombre de participants en aquest cas sigui màxim. Per tant, a més d’aquests temes, podeu incloure altres temes urgents a l’agenda que discutireu amb els membres de la vostra associació. Decidiu el moment i el lloc on es farà la reunió informativa i electoral. La sala on es preveu celebrar-se ha de ser prou accessible i espaiosa per allotjar a tothom.
2
Notifiqueu a tots aquells que estiguin interessats a celebrar una reunió-informe electoral. Per fer-ho, envieu invitacions indicant l’ordre del dia, la data i el lloc de la reunió. Pengeu anuncis amb aquesta informació als llocs on el nombre més gran de membres d’aquesta associació els pugui veure. Si cal, poseu aquest anunci als mitjans i a la televisió.
3
Organitzar la inscripció de participants, que hauria de començar mitja hora abans de la reunió. Assigna els registradors en nombres suficients perquè, fins al principi, tots els que vinguin tinguin l’oportunitat d’indicar les seves dades personals. Normalment, aquest és el cognom, el nom i el patronímic, l’organització o la seva unitat estructural, l’adreça del lloc de registre o residència, informació de contacte.
4
Elegeix el president i el secretari de la reunió. Tingueu en compte que el president del vostre òrgan no pot ser elegit president de la reunió. Si és necessari, si es preveu en els estatuts, seleccioneu un comitè de credencials que verifiqui les credencials dels diputats si són seleccionats entre grups de membres de l'associació.
5
El secretari ha de guardar un registre. Al protocol es reflecteix el nombre de delegats o membres de l’associació presents a la reunió, qui és elegit president, secretari i amb quins resultats de la votació.
6
El president de l’òrgan electe fa un informe sobre la feina feta. Al protocol es reflecteix el vot total amb una valoració, tant si es reconeix com a satisfactòria o no. La reunió hauria de sentir propostes sobre la nova composició de l’òrgan electe, debatre i votar cada candidat per separat. Reflexioneu els resultats de les votacions a l'acta.
7
Després de totes les qüestions que s’exposen a l’ordre del dia es discuteixen, el president de la reunió ha de tancar-la i signar el protocol de la seva celebració juntament amb el secretari.
