Per organitzar una fira d’exposicions, cal tenir diners en efectiu. Necessitareu una quantitat determinada per llogar una habitació o un terreny, així com per fer publicitat, sense la qual sigui molt difícil recollir un nombre suficient de participants. Però es poden minimitzar aquests costos implicant a les organitzacions governamentals en l'organització.
Manual d’instruccions
1
Abans de començar a organitzar una fira-exposició, feu un pla d’acció. Necessitareu que sol·liciteu permís a les autoritats i quan cerqueu patrocinadors.
2
Amb un pla i un pressupost aproximat, sol·liciteu permís per celebrar un esdeveniment al consell de la regió d'interès. Escriviu una carta al cap del municipi amb antelació i espereu la invitació. Normalment l’aprovació s’emet sense cap problema. Les autoritats estan interessades en les accions dels consumidors que cridin l’atenció dels residents. Sobretot si es dediquen al dia de la ciutat o del comtat.
3
A més del permís, procureu obtenir ajuda de les autoritats. Com poden ajudar-los? Primer, destineu gratuïtament una habitació o una parcel·la. El més probable és que ho facin si la fira expositiva està prevista no només en la venda de productes, sinó en concursos i loteries per als visitants. A més, el consistori es pot convertir en un dels patrocinadors de l’esdeveniment, manifestant-los el seu agraïment als mitjans de comunicació i als cartells publicitaris preparats per a la fira. En segon lloc, els funcionaris poden trucar als punts de venda per participar en l'acció. I és probable que les autoritats refusin ningú.
4
Prepareu materials promocionals: cartells, anuncis, fulls volants. Si l’exposició és petita, n’hi haurà prou amb avisar els residents de les cases dels voltants. Si teniu previst un esdeveniment de masses, heu de gastar diners en publicitat a la televisió i la ràdio.
5
Col·loca els mòduls que conviden a participar a la fira expositiva, en publicacions especialitzades. Això s’ha de fer com a mínim tres mesos abans de l’esdeveniment. Això permetrà que totes les empreses interessades en participar puguin contactar-hi a temps per parlar dels detalls.
6
Presta especial atenció a l’organització de la inauguració de la fira expositiva. Organitza amb decoradors per decorar el local. Convida animadors i promotors. Prepareu concursos per als visitants. Convidar periodistes i persones famoses. Organitzeu el treball de manera que en el moment d’inaugurar tots els expositors estiguessin al seu lloc i estiguessin preparats per rebre visitants.
