Si és així, us ve obligat a escriure una queixa, de manera que no hi hagi cap queixa contra vosaltres, però al mateix temps no hi ha excuses per al culpable, val la pena estudiar a fons el text de la vostra declaració. Sempre s’ha percebut una queixa amb un exemple de la falta pròpia o simplement amb una descripció del succeït millor que només un text amb paraules abstractes sobre “el mal que tot és”. Per tant, pensant en el que val la pena escriure, utilitzeu el següent pla.
Manual d’instruccions
1
Comença contactant. Pot semblar una nota regular. A la cantonada superior dreta escriviu el nom de la persona amb qui esteu contactant, indiqueu la seva posició o l’abast de la seva autoritat. Així, demostreu que és conscient de què tracteu i de qui sou i que sou seriosos.
2
Proporciona informació sobre tu mateix. Anota també el teu nom, on treballes i quina posició ocupes. Mencioneu el paper de l’empresa o organització a la qual hi ha queixes, per exemple, “un client habitual de la vostra botiga” o “propietari d’una subscripció anual a la vostra publicació”. Feu que el destinatari entengui que és extremadament necessari que tracti el vostre problema, en cas contrari, l’empresa corre el risc de perdre un client habitual.
3
Descriviu les vostres reclamacions a l'organització. Literalment en 2-3 frases expressen el punt principal. No carregueu el text amb paraules superflues, de forma seca i de fet, la causa de la insatisfacció, la data i l’hora de l’incident, accions prèvies per part vostra per resoldre la situació.
4
Procediu a descriure la situació. Aquí ja en detall, en els més petits detalls, anota tot el que va passar. Val la pena descriure tot allò que apareix a la memòria perquè la investigació no digui que “atribueu” les vostres conjectures o històries de fades. Mencioneu-ho tot, en relació amb les emocions de la persona que va causar la queixa, l’olor i el color d’una cosa que no us convenia, etc.
5
Descriviu el que està passant per etapes. No reteleu confusament tot el que passava al vostre voltant. Acció per acció, explica al llarg de la cadena tota la sèrie d'esdeveniments. Si algun passatge necessita comentaris, podeu donar-los entre claudàtors després de la descripció del que va passar.
6
Sigueu simpàtics i frenats en la vostra redacció. És possible que les autoritats a qui es dirigeixi la carta no tinguin la culpa de res, i els tons elevats només els enutjaran i res de bo serà. Un cop més, indiqueu les vostres coordenades al final i assegureu-vos de mencionar que esteu esperant una resposta a la vostra carta.
